Datenschutzhinweise von Jamestown für Bewerber/innen und andere vergleichbar betroffene Personen

Mit den folgenden Informationen möchten wir Ihnen einen Überblick über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns und Ihre Rechte aus dem Datenschutzrecht geben. Welche Daten im Einzelnen verarbeitet und in welcher Weise genutzt werden, richtet sich maßgeblich nach dem konkreten Bewerbungsverfahren und nach der konkreten Stelle, für die Sie sich beworben haben. Daher werden unter Umständen nicht alle Teile dieser Informationen auf Sie zutreffen.

Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen kann ich mich wenden?
Verantwortlich ist:
Jamestown US-Immobilien GmbH
Marienburger Str. 17
50968 Köln

Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten:
Jamestown hat einen externen Datenschutzbeauftragten bestellt, der unter folgenden Kontaktdaten zu erreichen ist:
Postalisch:
Jamestown US-Immobilien GmbH bzw.. Jamestown Europe GmbH
z.Hd. Datenschutzbeauftragter
Marienburger Str. 17
50968 Köln
Deutschland
E-Mail: privacy@jamestown.de

Welche Quellen und Daten nutzen wir?
Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir im Rahmen des Bewerbungsverfahrens von Ihnen oder von Dritten (z.B. Personaldienstleister) erhalten oder gewonnen haben. Zudem verarbeiten wir personenbezogene Daten, die wir aus öffentlich zugänglichen Quellen (z.B. Presse, Internet) zulässigerweise gewinnen oder die uns von sonstigen Dritten berechtigt übermittelt werden.
Zu den verschiedenen Arten von personenbezogenen Daten (im Folgenden „Daten“), die erhoben werden können, zählen unter anderem:

Personalien (Name, Adresse und andere Kontaktdaten, Geburtstag und -ort sowie Staatsangehörigkeit),
familiäre Daten (z.B. Familienstand),
Religionszugehörigkeit,
Gesundheitsdaten (sofern für das Beschäftigungsverhältnis relevant, z.B. bei einer Schwerbehinderung),
eventuelle Vorstrafen (polizeiliches Führungszeugnis),
Legitimationsdaten (z.B. Ausweisdaten),
Angaben zur beruflichen Qualifikation,
Angaben zu früheren Arbeitgebern,
andere mit den genannten Kategorien vergleichbare Daten (z.B. weiteren Angaben aus den Bewerbungsunterlagen).

Sonderfälle der Verarbeitung personenbezogener Daten einschließlich einer indirekten Datenerhebung
Unter Umständen haben wir Informationen über Sie eingeholt, obwohl Sie keine direkte Beziehung zu uns unterhalten.
Dies kann etwa der Fall sein, wenn wir Ihre Kontaktdaten von einem unserer Bewerber erhalten haben und Sie beispielsweise zu einem der folgenden Personenkreise zählen:

Familienmitglieder und Hinterbliebene oder
Gesetzliche Vertreter (Bevollmächtigte).

Wofür verarbeiten wir Ihre Daten (Zweck der Verarbeitung) und auf welcher Rechtsgrundlage?
Wir verarbeiten personenbezogene Daten im Einklang mit den Bestimmungen der EU-Datenschutzgrund-Verordnung (DS-GVO) und dem jeweiligen lokalen Begleitgesetz.
a) Zur Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses (§ 26 BDSG)
Die Verarbeitung von Daten im Rahmen des Bewerbungsverfahrens erfolgt zur Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen, die auf Anfrage hin erfolgen. Ihre Daten werden ausschließlich soweit verarbeitet, wie es zur Besetzung der ausgeschriebenen Stelle erforderlich ist.
b) Im Rahmen der Interessenabwägung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO)
Soweit erforderlich verarbeiten wir Ihre Daten über die eigentliche Erfüllung des Vertrages hin-aus zur Wahrung berechtigter Interessen von uns oder Dritten. Dieses erfolgt insbesondere zur

Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten,
Videoüberwachungen zur Wahrung des Hausrechts, zur Sammlung von Beweismitteln bei Überfällen und Betrugsdelikten,
Maßnahmen zur Gebäude- und Anlagensicherheit (z.B. Zutrittskontrollen),
Maßnahmen zur Sicherstellung des Hausrechts.

c) Aufgrund Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DS-GVO in Verbindung mit Art. 7 u. 88 DS-GVO u. § 26 Abs. 2 BDSG)
Soweit Sie uns eine Einwilligung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten für bestimm-te Zwecke (z.B. verlängerte Speicherung von Bewerbungsunterlagen, Übermittlung von Bewerbungsunterlagen in der Unternehmensgruppe, Lichtbilder im Rahmen von Veranstaltungen oder Newsletterversand) erteilt haben, erfolgt die Verarbeitung auf Basis Ihrer Einwilligung. Entsprechendes gilt, soweit Ihre Bewerbung für andere offene Stellen im Unternehmen berücksichtigt werden soll. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden. Dies gilt auch für den Widerruf von Einwilligungserklärungen, die vor der Geltung der DS-GVO, also vor dem 25. Mai 2018, uns gegenüber erteilt worden sind. Der Widerruf einer Einwilligung wirkt erst für die Zukunft und berührt nicht die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung ihrer Daten bis zum Widerruf.
d) Aufgrund gesetzlicher oder rechtlicher Vorgaben (Art. 6 Abs. 1 lit. c DS-GVO sowie Art. 88 DS-GVO) oder im öffentlichen Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. e DS-GVO)
Zudem verarbeiten wir Ihre Daten, um verschiedenen gesetzlichen und aufsichtsrechtlichen Pflichten nachzukommen, z. B. der Erfüllung von steuerlichen Kontroll- und Mitteilungspflichten oder der Befolgung behördlicher oder gerichtlicher Anordnungen. Zu den Zwecken der Verarbeitung gehören unter anderem die Identitätsprüfung, die Prävention vor Straftaten, die Erfüllung sozialversicherungs- und steuerrechtlicher Kontroll-, Melde- und Dokumentationspflichten sowie die Steuerung von Risiken im Unternehmen.
Darüber hinaus verarbeiten wir Ihre Daten, wenn dies zur Ausübung oder Erfüllung der sich aus einem Tarifvertrag oder einer Betriebsvereinbarung (Kollektivvereinbarung) ergebenden Rechte und Pflichten erforderlich ist.

Wer bekommt meine Daten?
Für die vorstehend genannten Zwecke erfolgt grundsätzlich eine Weitergabe Ihrer Daten durch den Personalbereich ausschließlich innerhalb des Unternehmens an Stellen, die in die Entscheidung über Ihre Einstellung eingebunden sind.
Wir nutzen zur Datenverarbeitung für Bewerbungsverfahren eine Recruiting-Software der Personio GmbH (Rundfunkplatz 4, 80335 München). Mit dem Dienstleister wurde ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung geschlossen. Die Erbringung der vertraglich vereinbarten Datenverarbeitung findet ausschließlich in Deutschland statt.

Werden Daten in einen Drittstaat oder an eine internationale Organisation übermittelt?
Wir übermitteln Ihre Bewerberdaten nicht an Stellen außerhalb der EU oder des EWR.

Wie lange werden meine Daten gespeichert?
Wir verarbeiten und speichern Ihre personenbezogenen Daten solange dies für die Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten erforderlich ist. Im Falle einer Einstellung übernehmen wir Ihre Bewerbungsunterlagen in Ihre Personalakte und speichern die Daten für die Dauer des Beschäftigungsverhältnisses. Nach Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses werden diejenigen personenbezogenen Daten weiterhin gespeichert, zu deren Aufbewahrung wir gesetzlich verpflichtet sind. Dies ergibt sich regelmäßig durch rechtliche Nachweis- und Aufbewahrungspflichten, die unter anderem im Handelsgesetzbuch und der Abgabenordnung geregelt sind. Außerdem kann es vorkommen, dass personenbezogene Daten für die Zeit aufbewahrt werden, in der Ansprüche gegen uns geltend gemacht werden können (gesetzliche Verjährungsfrist von drei oder bis zu dreißig Jahren).
Im Falle einer Absage werden Ihre Bewerbungsunterlagen spätestens sechs Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens gelöscht, sofern Sie uns nicht eine Einwilligung zur längeren Aufbewahrung (Bewerberpool) erteilt haben.
Sofern die Datenverarbeitung im berechtigten Interesse von uns oder einem Dritten erfolgt, werden die personenbezogenen Daten gelöscht, sobald dieses Interesse nicht mehr besteht.
Entsprechendes gilt für die Datenverarbeitung aufgrund einer erteilten Einwilligung. Sobald diese Einwilligung für die Zukunft durch Sie widerrufen wird, werden die personenbezogenen Daten gelöscht, es sei denn, wir sind durch eine andere Rechtsgrundlage zur Verarbeitung berechtigt.

Welche Datenschutzrechte habe ich?
Als von der Datenverarbeitung betroffene Person stehen Ihnen nach den geltenden gesetzlichen Bestimmungen folgende Rechte zu:

Auskunft (Art. 15 DS-GVO): Sie können Informationen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten und eine Kopie dieser Daten anfordern.
Berichtigung (Art. 16 DS-GVO): Wenn Ihre personenbezogenen Daten Ihrer Ansicht nach falsch oder unvollständig sind, können Sie eine entsprechende Änderung dieser Daten verlangen.
Löschung (Art. 17 DS-GVO): Sie können verlangen, dass Ihre personenbezogenen Daten ge-löscht werden, soweit dies nach geltendem Recht zulässig ist.
Einschränkung der Datenverarbeitung (Art. 18 DS-GVO): Sie können eine Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen.
Widerruf der Einwilligung zur Datenverarbeitung (Art. 7 DS-GVO): Eine erteilte Einwilligung in die Verarbeitung personenbezogener Daten können Sie jederzeit uns gegenüber widerrufen. Dies gilt auch für den Widerruf von Einwilligungserklärungen, die vor der Geltung der DS-GVO, also vor dem 25. Mai 2018, uns gegenüber erteilt worden sind. Bitte beachten Sie, dass der Widerruf erst für die Zukunft wirkt. Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, sind davon nicht betroffen.
Datenübertragbarkeit (Art. 20 DS-GVO): Soweit rechtlich möglich, können Sie die uns zur Verfügung gestellten personenbezogenen Daten zurückfordern oder an einen Dritten übermitteln las-sen, falls dies technisch ausführbar ist.
Widerspruchsrecht (Art. 21 DS-GVO): Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe e DS-GVO (Datenverarbeitung im öffentlichen Interesse) und Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DS-GVO (Datenverarbeitung auf der Grundlage einer Interessenabwägung) erfolgt, Widerspruch einzulegen; dies gilt auch für ein auf diese Bestimmung gestütztes Profiling im Sinne von Artikel 4 Nr. 4 DS-GVO. Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende berechtigte Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen. Insbesondere gehört hierzu, wenn die Verarbeitung zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.

Darüber hinaus haben Sie das Recht, bei einer zuständigen Aufsichtsbehörde Beschwerde einzu-reichen, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer Daten gegen die geltenden Datenschutzbestimmungen verstößt (Beschwerderecht nach Art. 77 DS-GVO). Sie können sich dazu an die Datenschutzbehörde wenden, die für Ihr Bundesland zuständig ist oder an die für uns zuständige Datenschutzbehörde. Die für uns zuständige Datenschutz-Aufsichtsbehörde ist:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW)
Kavalleriestr. 2-4
40213 Düsseldorf
Telefon: 0211/38424-0
Fax: 0211/38424-10
E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de

Gibt es für mich eine Pflicht zur Bereitstellung von Daten?
Im Rahmen des Bewerbungsverfahrens müssen Sie diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Aufnahme des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind. Ohne diese Daten sind wir nicht in der Lage, Ihre Bewerbung zu berücksichtigen.
Inwieweit gibt es eine automatisierte Entscheidungsfindung?
Zur Begründung des Beschäftigungsverhältnisses nutzen wir grundsätzlich keine vollautomatisierte Entscheidungsfindung gemäß Art. 22 DS-GVO. Sollten wir diese Verfahren in Einzelfällen einsetzen, werden wir Sie hierüber und über Ihre diesbezüglichen Rechte gesondert informieren, sofern dies gesetzlich vorgegeben ist.

Findet Profiling statt?
Wir verarbeiten Ihre Daten nicht automatisiert mit dem Ziel, bestimmte persönliche Aspekte zu bewerten (Profiling).

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